Расчет отпускных в 2025 году

29 мая 2025

Как рассчитать отпускные по новым правилам?

Общие правила расчета и выплаты отпускных не изменились. Однако с начала года ввели прогрессивную шкалу ставок НДФЛ, поэтому на практике нередко возникают вопросы. Как рассчитать налог с отпускных? Как отразить выплату в расчете 6-НДФЛ? Подробнее об этом и не только расскажем в обзоре.

Расчет отпускных в 2025 году

Общий порядок расчета и выплаты отпускных в 2025 году остался без изменений. Отпускные считаются за каждый день отпуска исходя из среднего дневного заработка. Также в расчет берутся даты, на которые работнику предоставляется отпуск, как и то, в календарных или в рабочих днях ведется исчисление.

Если отпуск считается в календарных днях, то выходные дни в нем также оплачивается, а вот нерабочие праздничные — уже нет.

Средний дневной заработок для расчета отпускных

Для начисления отпускных средний дневной заработок рассчитывается также, как для зарплаты за расчетный период. В него включают зарплату за отработанные дни, а также в особом порядке учитывают премии и повышение зарплаты. Выплаты по отпускным, командировочным, больничным, а также материальная помощь и другие начисления за неотработанные дни в расчет не берутся.

В «отработанные дни» включаются все дни, в том числе выходные и праздники, когда работник числился в компании, кроме дней, когда он был в командировке, отпуске, на больничном или по другим причинам освобождался от работы.

Расчетный период для определения среднего дневного заработка составляет 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором запланирован отпуск. Так, если отпуск начинается в июне, за расчетный период для начисления отпускных принимается отрезок времени с 1 июня прошлого года по 31 мая текущего. Если же в расчетном периоде у работника не было заработка, можно заменить его на предыдущие 12 месяцев.

На каждый полностью отработанный месяц приходится 29,3 дня в среднем. Это среднемесячное количество дней ((365 дней – 14 праздничных дней в году) / 12 мес.). За не полностью отработанный месяц количество отработанных дней рассчитывают по формуле:

Число отработанных дней / число календарных дней в текущем месяце * 29,3.

В ситуации, когда работник идет в отпуск в первый месяц работы, средний дневной заработок считается из дней и выплат за месяц до ухода в отпуск. Если выплат не было – из оклада или тарифной ставки.

Также следует помнить, что оплата за каждый день отпуска не может быть меньше среднего дневного заработка по МРОТ. На 1 января 2025 года показатель МРОТ составил 22 440 руб. Таким образом, среднедневной заработок по МРОТ составляет 765,87 рубля. (22 400 / 29,3).

Сотруднику, у которого средний дневной заработок меньше этого показателя, отпускные необходимо рассчитывать исходя из МРОТ. Если МРОТ вырос во время отпуска, отпускные пересчитываются и доплачиваются за дни после повышения.

При неполном рабочем времени, неполном дне или неполной неделе, отпускные считаются так же, как в обычном случае, но МРОТ для сравнения с отпускными нужно скорректировать пропорционально рабочему времени.

Отпуск с последующим увольнением оплачивают в обычном порядке: либо исходя из среднего заработка, либо исходя из МРОТ. Если при увольнении у сотрудника есть неиспользованный отпуск, то за него нужно рассчитать компенсацию.

Дополнительные материалы Консультант Плюс:

Срок выплаты отпускных

Сроки выплаты отпускных в 2025 году также не изменились: выплаты требуется перечислить работнику как минимум за 3 календарных дня до начала отпуска. Если день выплаты совпадает с выходным или нерабочим праздничным днем, выплаты надлежит перечислить накануне. Выплату отпускных возможно совместить с начислением зарплаты, но сделать это всё равно нужно в срок. За несвоевременную выплату отпускных могут привлечь к административной, материальной и даже уголовной ответственности (в случае доказанных мошеннических действий). А потому советуем делать выплаты заранее и не нарушать сроки.

При расторжении трудового договора компенсацию за неиспользованный отпуск по общему правилу нужно выдать в день увольнения. Если сотрудник в этот день не работал, то компенсацию надо выплатить не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчете.

Дополнительные материалы Консультант Плюс:

НДФЛ с отпускных: изменения 2025 года

Изменения коснулись ставок НДФЛ, которые теперь следует применять к начисленным отпускным. С 2025 года доходы работников облагаются по прогрессивной шкале 13, 15, 18, 20 или 22%. Размер ставки зависит от величины основного дохода работника, исходя из следующих показателей.

Ставку 13% используют для доходов до 2,4 млн руб. в год включительно.
Ставку 15% применяют для годовых доходов в промежутке от 2,4 млн руб., до 5 млн руб.
Ставку 18% применяют для годовых доходов в промежутке от 5 млн руб., до 20 млн руб.
Ставку 20% применяют для годовых доходов в промежутке от 20 млн руб., до 50 млн руб.
Ставку 22% применяют для доходов свыше 50 млн руб. в год.

Налог удерживается на дату оплаты отпуска.

Сроки уплаты НДФЛ с отпускных общие, к примеру:

с выплат за период с 23.05 по 31.05 налог должны быть перечислен 05.06.2025;
с 01.06 по 22.06 — 30.06.2025 (с учетом выходных);
с 23.06 по 30.06 — 07.07.2025 (с учетом выходных);
с 01.07 по 22.07 — 28.07.2025;
с 23.07 по 31.07 — 05.08.2025;
с 01.08 по 22.08 — 28.08.2025;
с 23.08 по 31.08 — 05.09.2025.

Вычеты по НДФЛ с отпускных применяются в общем порядке по новым ставкам. Если отпуск переходящий, НДФЛ удержите и перечислите в общем порядке. НДФЛ с компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении также удерживается со всей суммы вне зависимости от причины прекращения трудовых отношений.

Дополнительные материалы Консультант Плюс:

Как отразить отпускные в расчете 6-НДФЛ

Отпускные требуется включать в 6-НДФЛ по форме, актуальной для 2025 года. В расчет включаются только те отпускные, которые были выплачены по факту.

В поле 020 раздела 1 расчета за полугодие требуется указать налог, удержанный с отпускных с начала 2025 года (с 1 января по 30 июня).

В полях 021 - 026 указываются суммы НДФЛ, которые нужно выплатить за шесть сроков перечисления налога для этого отчетного периода.

Компенсация за неиспользованный отпуск указывается в 6-НДФЛ в полном размере.

Сведения об отпускных, компенсациях за неиспользованный отпуск и исчисленный с них НДФЛ также требуется указать в справке о доходах и суммах налога физических лиц (Приложение N 1 к расчету формы 6-НДФЛ). Для отпускных в справке указывается код дохода 2012, а для компенсации — 2013.

В случае, когда отпуск начался в одном месяце, а закончился в другом, отпускные в расчете отражается в обычном порядке, поскольку доход сотрудника по отпускным возникает в момент получения выплаты.

Дополнительные материалы Консультант Плюс:

Страховые взносы с отпускных

Помимо всего вышеперечисленного отпускные облагаются страховыми взносами на пенсионное, медицинское страхование и по ВНиМ, а также взносами на травматизм. То же самое касается и компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.

Дополнительные материалы Консультант Плюс:

Налог на прибыль и отпускные

Если при расчете налога на прибыль используется метод начисления, то отпускные можно учитывать, как и другие расходы на оплату труда, — по мере начисления.

При кассовом методе отпускные включаются в расходы в момент выплаты работнику.

Если у организации предусмотрен резерв предполагаемых расходов на оплату отпусков, то отпускные можно списывать из него. Формирование подобного резерва — не обязанность, а право работодателя, которое тот может реализовывать, исходя из потребностей организации.

Компенсация за неиспользованный отпуск также учитывается в расходах на оплату труда в соответствии с методом учета доходов и расходов организации. При этом списывать компенсацию за неиспользованный отпуск из резерва на оплату предстоящих отпусков нельзя.

В расходах по налогу на прибыль можно указывать только те отпускные, которые были начислены для оплаты основного, дополнительного отпуска и на других законных основаниях, предусмотренных ТК РФ.

Дополнительные материалы Консультант Плюс:

Порядок выплаты отпускных у бюджетных организаций

Для работников бюджетных организаций отпускные рассчитываются, выплачиваются и облагаются налогами и страховыми взносами таким же образом, как и для сотрудников коммерческих организации. Но есть и отличия. Например в том, что в расходы на оплату труда бюджетные организации должны включать только те затраты, которые производились в связи с приносящей доход деятельностью.

Дополнительные материалы Консультант Плюс:

Как бюджетной организации выплачивать отпускные работнику

Примеры расчета отпускных в 2025 году от Консультант Плюс

Консультант Плюс бесплатно: демо-доступ

Получите демо-доступ к полной коммерческой версии Консультант Плюс на 2 дня бесплатно! Свыше 340 млн документов, обзоров, готовых решений по вопросам трудового законодательства, налогообложения, права без ограничений. Ответы на все вопросы в одном месте!