Переход на электронные трудовые книжки: важные вопросы

С 2020 года работодатель, получивший письменное согласие сотрудников, может вести их трудовые книжки в электронном виде. Рассмотрим некоторые вопросы, связанные с порядком ведения электронных трудовых книжек (ЭТК).

Порядок получения сведений из электронной трудовой книжки

Постановлением правления ПФР от 21.01.20 № 46па регламентируется порядок предоставления сведений о трудовой деятельности работника при условии ведения его трудовой книжки в электронном формате.

Электронная трудовая книжка включает все сведения о профессиональной деятельности и трудовом стаже работника. Информация ЭТК хранится на серверах Пенсионного фонда. Если физлицу понадобятся сведения для трудоустройства или оформления пенсии, он может их получить электронном виде или на бумаге (ст. 66.1 ТК РФ):

• на последнем месте работы – за период работы у данного нанимателя;
• в ПФР;
• в МФЦ (только в бумажном виде);
• на портале Госуслуг (только в электронном виде).

Территориальные отделения ПФР и МФЦ выдают сведения о трудовой деятельности вне зависимости от места жительства или места пребывания физического лица. Для получения сведений через ПФР необходимо направить запрос (лично, по почте или через личный кабинет на сайте фонда). При личном обращении справка выдается сразу. На запрос, отправленный почтой, должны ответить в течение 10 рабочих дней.

Работодатель предоставляет сведения о трудовой деятельности в день увольнения сотрудника или по его запросу в течение трех рабочих дней.

Для предоставления информации по запросу физического лица установлены две формы:

• СТД-Р — «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем»;
• СТД-ПФР — «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда».

Сроки уведомления сотрудников

Работодатели обязаны донести информацию о необходимости выбрать формат трудовой книжки (электронный или бумажный) до всех сотрудников. Сделать это необходимо в форме письменного уведомления до 30 июня 2020 года ( подп. 4 п. 1 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Форма уведомления законодательно не установлена, поэтому каждой компании нужно разработать ее самостоятельно (образец «Уведомления о переходе на электронные трудовые книжки» можно найти в СПС КонсультантПлюс).

Если работодатель не уведомил сотрудников о возможности перехода на электронную книжку, это может обернуться штрафом (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• 1000-5000 для ИП,
• 30000-50000 для организации.

Работник до конца года должен определиться и сообщить свое решение работодателю. При выборе бумажной версии организация продолжит вести трудовую книжку на бумаге. Если работник выберет электронный вариант, работодатель выдаст ему на руки бумажную книжку и продолжит фиксировать трудовой процесс в электронном формате.

Запись в трудовой книжке о переходе на ЭТК

Если сотрудник решает в пользу электронного формата, нужно зафиксировать этот факт в бумажной трудовой. Вернуть книжку на бумаге работнику необходимо в день подачи заявления – после этого компания освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.

Внесенная запись должна свидетельствовать о подаче работником заявки о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ (Письмо Минтруда от 12 февраля 2020 г. N 14-2/В-150):

• Графа 1 – порядковый номер записи.
• Графа 2 – дата выдачи трудовой книжки на руки.
• Графа 3 раздела «Сведения о работе» – вносится запись «Подано письменное заявление (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ)».
• Графа 4 – дата подачи заявления (число, месяц, год).

В книге учета движения трудовых книжек также нужно внести соответствующую запись. В графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» следует записать: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (ч. 2 ст. 2 Федерального закона N 439-ФЗ)». 

Рядом сотрудник должен подписью подтвердить, что получил трудовую книжку.

Работник выбрал бумажную трудовую: можно ли позже перейти на электронную?

На принятие решения по поводу формата трудовых книжек работникам отведено время до конца 2020 года. Работник, написавший заявление на сохранение бумажной версии трудовой книжки, имеет право в дальнейшем передумать и перейти на электронный вариант. Обоснование – пункт 5 статьи 2 Федерального закона от 16.12.19 № 439-ФЗ.

Если сотрудник перешел на ЭТК, то вернуться обратно к бумажному варианту возможности уже не будет, так как с момента выдачи книжки на руки физлицу с работодателя снимается ответственность за ее ведение.

Если у сотрудника не было возможности до конца 2020 года подать заявление о выборе формата трудовой книжки, то он может это сделать после, в любое удобное время. Это допускается для работников, которые на 31 декабря текущего года не исполняли профессиональные обязанности, но за ними сохранялось рабочее место (временная нетрудоспособность, отпуск и т.д.).