Соглашение о неразглашении конфиденциальной информации

Защита конфиденциальной информации внутри организации и при работе с контрагентами.

Для поддержания конфиденциальности внутри организации разрабатываются локальные акты и предпринимаются другие меры, в зависимости от того, какой вид информации требует защиты: персональные данные или коммерческая тайна. Для защиты конфиденциальной информации при взаимоотношениях с контрагентами заключается соответствующее соглашение.

Обо всем том, подробно, читайте в нашем обзоре.

Оглавление:

1. Правовая защита конфиденциальной информации в организации

2. Соглашение о защите конфиденциальной информации между юрлицами

1. Правовая защита конфиденциальной информации в организации

Для надежной защиты конфиденциальной информации внутри организации требуется целый комплекс мер, как правового, так и организационно-технического характера.

Правовые методы в частности требуются для охраны двух видов конфиденциальной информации: персональных данных и коммерческой тайны.

1.1. Защита персональных данных

Меры, предусмотренные для защиты персональных данных, описаны в Законе о персональных данных и ТК РФ. При их несоблюдении организацию могут привлечь к ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ.

В частности, для защиты персональных данных требуется:

1. Cоставить и утвердить политику об обработке персональных данных (см., например, Приказ Госкорпорации "Росатом" от 03.07.2018 N 1/700-П), дабы установить порядок хранения и использования, согласно ст. 87 ТК РФ, п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона о персональных данных.

2. Ознакомить сотрудников под подпись с указанной политикой (п. 8 ст. 86 ТК РФ, п. 6 ч. 1 ст. 18.1 Закона о персональных данных). Это важный момент, поскольку без такой подписи привлечь сотрудников к ответственности за нарушение предусмотренного порядка, невозможно;

3. Определить список лиц с доступом к персональным данным работников. Ограничить этот доступ только теми данными, которые необходимы указанным сотрудникам для выполнения конкретных функций (ст. 88 ТК РФ).

См. также материалы КонсультантПлюс: 

Какие меры по защите персональных данных работников должны приниматься при обработке этих данных

1.2. Защита коммерческой информации

Для защиты от распространения ценной коммерческой информации устанавливается режим коммерческой тайны.  Необходимые для этого меры приведены в ч. 2 ст. 10 Закона о коммерческой тайне.

В частности, необходимо:

1. Определить перечень информации, которая относится к коммерческой тайне. Обращаем внимание, что в законе говорится именно об информации, а не об отдельных документах. Список документов требуется утвердить отдельно, указав, в каких именно источниках может содержаться информация, подлежащая неразглашению.

2. Установить порядок доступа к этой информацией и контроль над этим доступом. Для этих целей разрабатывается инструкция по работе с коммерческой тайной;

3. Вести учет сотрудников, имеющих доступ к коммерческой тайне. Список сотрудников целесообразнее составить по должностям, а не по отдельным лицам — так проще контролировать выполнение требований. Сотрудник, которому предоставлен доступ, в свою очередь, должен быть проинформирован о своих обязательствах по сохранению коммерческой тайны в письменной форме и под роспись.

4. Включить положения о коммерческой тайне в трудовые договоры и договоры с контрагентами;

5. Нанести гриф "Коммерческая тайна" на материальные носители, содержащие подобную информацию, или включить его в реквизиты документов.

6. Создать сотрудникам необходимые условия для соблюдения режима коммерческой тайны (ч. 1 ст. 11 Закона о коммерческой тайне). Например, организовать хранение документов в сейфе, установить программные средства защиты информации и т. д.

Для введения режима коммерческой тайны необходимо принять хотя бы одну из указанных мер. Иначе при привлечении работников к ответственности за разглашение конфиденциальной информации суд может встать не на сторону организации. (Кассационное определение Верховного суда Удмуртской Республики от 25.05.2011 по делу N 33-1796).

NB! Закон не содержит требования к обязательной разработке и утверждению «Положения о коммерческой тайне» для введения соответствующего режима. Однако минимально необходимо:

• определить перечень информации, составляющей коммерческую тайну;

• ограничить доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка.

Пример условия в трудовом договоре о неразглашении коммерческой тайны

NB! Обращаем внимание, что штрафы, как вид наказания за нарушение коммерческой тайны, не предусмотрен законом. Более того, работодателя могут привлечь к ответственности за установление и применение таких штрафов по ч. 4 ст. 192 ТК РФ.

При этом закон оставляет за работодателем право уволить недобросовестного работника за разглашение или незаконное использование сведений, составляющих коммерческую тайну, на основании пп. "в" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, а также привлечь к административной ответственности по ст. 13.14 КоАП РФ или даже подвергнуть уголовному наказанию по ст. 183 УК РФ.

См. также материалы КонсультантПлюс: Какая ответственность установлена для работника за разглашение коммерческой тайны

Скачать образец дополнительного соглашения к трудовому договору с работником о неразглашении коммерческой тайны

2. Соглашение о защите конфиденциальной информации между юрлицами

Заключение между предпринимателями соглашений о конфиденциальной информации является обычной практикой при совершении сделок, в результате которых организация-контрагент получает доступ к информации, составляющей коммерческую тайну. Такое соглашение может быть составлено отдельно или включено в договор.

В соглашении о конфиденциальности необходимо привести перечень охраняемой информации, в отношении которой действует режим коммерческой тайны. Например, помимо общих сведений это могут быть секреты производства (ноу-хау), отчеты о продажах, планы сбыта, маркетинговая политика, клиентская база, сведения об используемых технологиях, о содержании деловых переговоров и иная коммерческая информация, определяющая конкурентные преимущества организации.

За разглашение конфиденциальной информации в соглашение включают штраф. Его рекомендуется установить в виде фиксированной денежной суммы, размер которой определяется в зависимости от объема и характера передаваемых сведений, составляющих коммерческую тайну.

Учитывая объективную сложность доказывания убытков по делам о разглашении конфиденциальной информации в суде, рекомендуется тщательно фиксировать факты передачи конфиденциальной информации. В случае возникновения спора организации потребуется доказать, что соответствующие сведения либо документы были переданы контрагенту, и убытки понесены по его вине.

В связи с этим документы, содержащие конфиденциальную информацию, нужно передавать по акту приема-передачи, а если такой возможности нет — направлять почтовым отправлением с объявленной ценностью и с описью вложения. Как в акте, так и в описи нужно указывать все реквизиты передаваемых документов (номера, даты и пр.)..

См. также материалы КонсультантПлюс:

Какие позиции есть у судов о соглашении о неразглашении коммерческой тайны

2.1. Как составить соглашение о конфиденциальности между юридическими лицами

Составляется в письменной форме (пп. 1 п. 1 ст. 161 ГК РФ), с обязательным указанием предмета соглашения, а именно:

• перечень сведений, которые являются конфиденциальными максимально подробно. Можно также сослаться на документы, которыми сведения отнесены к конфиденциальным (например, на положение о коммерческой тайне). Чем подробнее будут описаны сведения, тем проще будет доказать, что они подпадают под действие соглашения о конфиденциальности и подлежат охране;

• обязанность обеспечить конфиденциальность полученной информации.

2.2. Порядок передачи и использования конфиденциальной информации

Для обеспечения конфиденциальности информации важно прописать в соглашении, как стороны взаимодействуют при ее передаче и работе с ней. Для этого, в частности, определяется порядок передачи и использования:

1. Как конфиденциальная информация передается контрагенту. Например: на бумажном носителе уполномоченным лицом представителю контрагента, в зашифрованном виде по защищенным каналам связи. Установите порядок фиксации каждого факта передачи конфиденциальных данных (например, что это фиксируется актом приема-передачи);

2. Кто уполномочен передавать конфиденциальные сведения и имеет доступ к ним, в каком объеме и порядке. Лучше указать полное имя и/или должность каждого из таких лиц, их контактные данные;

3. Как использовать конфиденциальную информацию. В частности, определите, какие меры должен предпринять контрагент для охраны полученной информации. Например, что он обязан хранить ее носитель в сейфе в офисе по определенному адресу, фиксировать движение информации в журнале учета, не допускать копирования документов и вынос их из здания.

См. также материалы КонсультантПлюс: 

Как передать конфиденциальную информацию третьим лицам

2.3. Срок действия соглашения о конфиденциальности

Закон не определяет срок действия такого соглашения и не обязывает устанавливать его. Поэтому организация вправе установить тот срок, какой считает нужным, либо не определять его вовсе.

В частности, инициатор соглашения вправе установить срок его действия продолжительнее, чем срок договора, в рамках которого передаются конфиденциальные сведения. Тогда контрагент будет обязан сохранять конфиденциальность и после прекращения ваших основных договорных отношений.

Срок действия можно определить (ст. 190 ГК РФ):

• календарной датой: "соглашение о конфиденциальности действует до 31.12.2025 включительно";

• периодом времени: "соглашение о конфиденциальности действует пять лет после окончания заключенного между сторонами договора поставки от 07.04.2025 N 12/25";

• событием: "соглашение прекращается с окончанием действия режима коммерческой тайны, установленного приказом подрядчика от 10.02.2025".

NB!: Во избежание разногласий убедитесь, что срок прекращения обязательств по соглашению ясно определен и известен стороне контрагента. Если необходимо, чтобы условия о конфиденциальности продолжали действовать дольше, чем договор, нужно прямо оговорить это в тексте.

Скачать образец соглашения о неразглашении коммерческой тайны между юридическими лицами

См. также материалы КонсультантПлюс:

Кто и как отвечает за разглашение конфиденциальной информации (охраняемой законом тайны)

Как взыскать договорную и законную неустойку

2.4. Как включить условие о конфиденциальности в составляемый или уже заключенный договор

Независимо от того, был ли договор уже заключен или находится на стадии составления, в него нужно включить те же условия, что и в соглашение о конфиденциальности.

На стадии составления условия можно привести в отдельном разделе для удобства поиска. Если договор уже был заключен, к нему можно составить дополнительное соглашение. По умолчанию оно составляется в той же форме, что и основной договор (п. 1 ст. 452 ГК РФ).

NB! Условия о конфиденциальности можно включить и в соглашение о порядке ведения переговоров в соответствии с п. 5 ст. 434.1 ГК РФ. Тогда оформлять отдельный документ, посвященный конфиденциальности, не потребуется.

Пример условия договора о неразглашении коммерческой тайны

См. также материалы КонсультантПлюс: Что нужно знать о дополнительном соглашении к договору

Материалы для скачивания:

• Форма: Соглашение о конфиденциальности (в том числе между юридическим и физическим лицом)

• Форма: Соглашение о конфиденциальности между юридическими лицами

• Образец заполнения с комментариями о рисках: Соглашение о конфиденциальности (общее), защищающее интересы стороны, передающей информацию