Служебная записка: как составить

Служебная записка – это внутреннее деловое письмо в организации с изложением какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Основное назначение служебной записки – обмен служебной информацией между работниками одной компании, решение текущих производственных вопросов.

Виды служебных записок:

• докладная (работник извещает о внутренней ситуации);
• аналитическая (анализ текущего положения или сведений);
• пояснительная (изложение информации о внутренних процессах организации);
• объяснительная (объяснение причины возникшей проблемы);
• материальная (запрос ресурсов, необходимых для нормальной деятельности организации).

Оформление служебной записки

Порядок составления служебных записок регламентирован ГОСТ Р 7.0.97-2016. Требования к оформлению можно установить в локальном нормативном акте компании.

Адресатом служебной записки является должностное лицо организации. Реквизит «Адресат» проставляется в верхней правой части документа или справа под реквизитами бланка. Наименование вида документа располагается по центру. Служебная записка может содержать заголовок к тексту – краткое пояснение о том, на какую тему составлен документ. В тексте записки автор описывает факты, ставшие поводом к ее составлению, объясняет ситуацию, а также излагает просьбу.

При подписании документа несколькими должностными лицами, которые занимают разное положение, их подписи располагаются одна под другой по иерархии должностей.

Журнал регистрации служебных записок

Порядок оформления журнала регистрации служебных записок не регламентирован, типовая форма не установлена, поэтому каждая организация разрабатывает ее самостоятельно.

Журнал можно вести на бумаге или в электронном формате. При ведении бумажного журнала надо пронумеровать листы, прошить их и скрепить печатью организации. На титульном листе указываются: название компании; наименование вида регистрируемых документов; дата начала и окончания ведения журнала; должность и ФИО ответственного работника.

Обычно журнал регистрации служебных записок ведется в форме таблицы, перечень сведений для отражения в которой определяется по усмотрению организации. Могут быть такие графы:

• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• заголовок служебной записки или ее краткое содержание;
• адресат (подразделение, в которое направляется служебная записка);
• ФИО и должность подписанта;
• виза руководства;
• ответственный за выполнение;
• срок исполнения.

Если журнал ведется в электронном варианте, то не нужно дублировать его на бумаге, если такое требование не закреплено в локальных нормативных актах.

Готовые решения от КонсультантПлюс (доступно в пробной версии системы):

• Как составить служебную записку о переводе работника на другую должность
• Как составить служебную записку о возложении обязанностей

Образцы служебных записок:

• Служебная записка о повышении заработной платы
• Служебная записка о необходимости работы в выходной день
• Служебная записка о необходимости сверхурочной работы
• Служебная записка о поломке основного средства