Командировочные расходы: оплата, учет

В состав командировочных расходов включают оплату проезда, жилья, суточные и другие издержки, согласованные с работодателем. В случае заграничной поездки учитываются также расходы на обязательные платежи и сборы, в том числе:

• оформление загранпаспорта, визы и других выездных документов;
• обязательные консульские и аэродромные сборы;
• сборы за право въезда или транзита автомобиля;
• медицинскую страховку.

Возмещение затрат на тестирование на COVID-19 также включается в расходы, если командированный прошел его за свои деньги и имеет подтверждение. Работодатель вправе на основании договора с медучреждением провести тестирование централизованно.

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов устанавливаются коллективным договором или ЛНА.

Перед отъездом в командировку работник получает аванс для оплаты первоначальных затрат. Если он потратит на транспорт или аренду жилья большую сумму, чем та, которая была выдана до отъезда, по окончании поездки компания должна возместить ему перерасход на основании подтверждающих документов.

Если такая обязанность определена в коллективном договоре или ЛНА и заранее согласована с руководителем, организация компенсирует провоз сверхнормативного багажа. Получить возмещение таких затрат сотрудник сможет на основании представленного авансового отчета и документов, подтверждающих оплату.

Если по независящим от него причинам работник не вернулся из однодневной командировки в этот же день, работодатель должен возместить расходы на наем жилья. Также проживание оплачивается в случае вынужденной остановки в пути.

В налоговом учете подтвержденные чеками и квитанциями затраты на командировку учитываются в составе расходов. НДФЛ и страховые взносы на командировочные издержки не начисляются, исключение – суточные сверх норм.

В бухучете все командировочные расходы – транспортные, на проживание, завтрак в гостинице, дополнительное питание и суточные – учитывают одинаково: Д 26 (44) - К 71 (60).

Суточные

Суточные – это дополнительные расходы, возникающие в связи с пребыванием вне места постоянного жительства, которые работодатель должен выплатить за каждый день командировки, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни в дороге, включая время вынужденной остановки.

За командировку в близлежащую местность, откуда человек может возвращаться домой каждый день, суточные выплачивать не требуется. Однодневная поездка за рубеж оплачивается в ограниченном размере – в иностранной валюте в размере 50% от установленной нормы.

Размер суточных фиксируется в коллективном договоре или локальном нормативном акте и может быть любым. НК предусматривает предельные значения, необлагаемые НДФЛ:

• не более 700 руб. за каждый командировочный день на территории РФ;
• не более 2 500 руб. за каждый день заграничной командировки.

При выезде из России день пересечения государственной границы оплачивается как день нахождения за границей – суточные в иностранной валюте. При въезде в Россию за день пересечения границы суточные выплачиваются в рублях, как за дни пребывания в РФ. Даты пересечения границы определяются по отметкам пограничных органов в загранпаспорте работника.

Оплата труда в командировке

За период нахождения в командировке сотруднику выплачивается средний заработок.

За день отправки в командировку выплачивается средний заработок независимо от того, трудился работник в этот день или нет. Вопрос о присутствии на рабочем месте в дни выезда и приезда решается по договоренности с нанимателем.

Если во время командировки сотрудник выполняет рабочие обязанности в выходной или праздничный день средняя зарплата за ним не сохраняется, труд оплачивается по регламенту, предусмотренному для оплаты работы в выходные и нерабочие праздничные дни.

Средний заработок не сохраняется за те дни командировки, в которые работник был болен, если это подтверждено листком нетрудоспособности, ему выплачивается больничное пособие. Также за время больничного работодатель должен возместить расходы на наем жилого помещения, если лечение проходило не в стационаре, и выплатить суточные за все время.

Рекомендуем материалы КонсультантПлюс:

• Как облагаются НДФЛ командировочные выплаты
• Как облагаются страховыми взносами командировочные выплаты