Командировочные расходы: оплата и учет

Порядок возмещения командировочных затрат определяется в локальном нормативном акте организации.

В командировочные расходы входят:

• суточные,
• оплата проезда,
• оплата проживания,
• другие расходы, согласованные с работодателем.

Аванс на командировку работник получает до отъезда на зарплатную карту или наличными. Сумма рассчитывается на основании суточных и других расходов, обязательных в поездке.

Рабочие дни в командировке оплачиваются по среднему заработку, зарплату за эти дни не начислять не нужно. За дни в пути платятся суточные и средний заработок за рабочие дни. Выходные, отработанные в командировке или проведенные в дороге, оплачиваются по особым правилам.

За дни болезни в командировке платят пособие по временной нетрудоспособности и суточные, средний заработок не начисляют.

Расходы на проезд

Для учета затрат на проезд в расходах по налогу на прибыль нужны подтверждающие документы:

• поезд или самолет – билет или распечатка электронного билета. В расходах нужно учесть также сервисный сбор за оформление авиа- и железнодорожных билетов, оплату багажа. НДС, выделенный в электронном билете на самолет или поезд, можно принять к вычету без счета-фактуры.
• самолет – посадочный талон. При потере посадочного талона понадобится справка авиакомпании или документы, косвенно подтверждающие перелет (например, отметка в загранпаспорте).
• такси – чек ККТ. Затраты учитываются в размере, установленном ЛНА.
• каршеринг – договор и чек ККТ.

В налоговых расходах учитывают проезд по платной дороге.

НДФЛ и страховые взносы на командировочные расходы на проезд начислять не нужно.

Если работник проводит отпуск в месте командировки, ему нужно компенсировать обратный проезд, если это установлено законом, коллективным договором или ЛНА. Если компенсация предусмотрена только коллективным договором или ЛНА, ее нельзя включить в расходы, а НДФЛ и взносы на нее придется начислить.

Расходы на проживание

Для подтверждения расходов на гостиницу работник должен предъявить счет на оплату, чек ККТ или другой платежный документ. НДС можно принять к вычету только по счету-фактуре.

При возмещении сотруднику стоимости питания, оплаченного по отдельному чеку или выделенного в счете отеля, сумму нельзя учесть в налоговых расходах и нужно облагать НДФЛ и взносами. НДС к вычету не принимается, даже при наличии счета-фактуры.

Основанием для учета в расходах оплаты проживания в арендованной квартире являются договор аренды и платежные документы. НДФЛ и взносы не начисляются.

При возмещении работнику оплаты проживания без подтверждающих документов сумму в расходах учесть нельзя. Страховые взносы надо начислить на всю сумму, а НДФЛ – с суммы, превышающей в день 700 руб. при командировке по РФ и 2 500 руб. при загранкомандировке.

НДФЛ и страховые взносы на командировочные расходы не начисляются. Исключение – суточные сверх норм и расходы на проживание без подтверждающих документов.

В бухучете все командировочные расходы – на проезд, проживание, завтрак в гостинице, другое питание и суточные – учитывают одинаково: Д 26 (44) - К 71 (60).