Командировка: оформление и оплата

Командировка – выполнение работником обязанностей вне постоянного места работы – оформляется приказом по распоряжению работодателя на определенный срок. Дни командировки считают со дня выезда по день возвращения, максимальный срок законом не установлен.

Не всех работников можно отправлять в командировки – запрещено направлять беременных, несовершеннолетних и работников, с которыми заключен ученический договор, если поездка не связана с обучением. Только с их согласия можно отправить в командировку следующие категории работников:

• женщины с детьми до 3 лет,
• родители детей до 14 лет, воспитывающие их без супругов,
• родители ребенка до 14 лет, если другой родитель трудится на вахте, мобилизован или служит по контракту,
• работники с тремя и более детьми до 18 лет, если младшему нет 14 лет,
• родители детей-инвалидов,
• работники, ухаживающие за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением,
• инвалиды, если командировки не запрещены медицинским заключением.

Как оформить командировку

Порядок отправки в командировку, нормы и правила возмещения командировочных расходов определяются в Положении о командировках, которое утверждается приказом.

Приказ о командировке оформляется по форме форма Т-9 (если едет несколько человек – Т-9а) и подписывается руководителем. Командировочное удостоверение, служебное задание не обязательны, но их можно оформить для удобства.

Аванс на командировку перечисляется на зарплатную карту или выдается наличными. Сумму аванса рассчитывают исходя из суточных и расходов, которые работник должен будет оплатить в командировке. В течение 3 рабочих дней после возвращения из поездки работник должен представить авансовый отчет, приложив к нему подтверждающие расходы документы (распечатки электронных билетов, посадочные талоны, чеки, счета на оплату гостиницы и др.).

Командировочные дни в табеле (и рабочие, и выходные) обозначают кодом «К» или «06». Для выходных дней, в которые работник был в пути или работал, используют коды «К/РВ» или «06/03».

Командировка продлевается, если работник задержался в ней по объективным причинам, например из-за переноса рейса. За дни задержки платят суточные, средний заработок и возмещают расходы на проживание. При продлении или отмене командировки нужно издать соответствующий приказ в произвольной форме.

Однодневную или местную командировку оформляют, оплачивают и учитывают как обычную командировку.

Командировку внешнего и внутреннего совместителя оформляют и оплачивают, как обычную командировку. Служебная поездка работника по ГПД не является командировкой. Необходимость таких поездок и правила оплаты расходов определяют в ГПД.

Оплата в командировке

За каждый рабочий день в командировке и в пути выплачивают среднедневной заработок, зарплата за эти дни не начисляется. Средний заработок выплачивается в сроки выплаты зарплаты, облагается НДФЛ, взносами и учитывается в расходах на оплату труда.

Выходной или праздник, когда командированный работал, был в пути, выехал в командировку или вернулся, оформляют и оплачивают как работу в выходной. За день отдыха средний заработок не начисляют, платят только суточные.

За дни болезни в командировке платят пособие по нетрудоспособности, средний заработок не начисляют. Расходы на проживание возмещают, только если в больничном листе не указано, что работник находился в стационаре.

Суточные возмещают командированному работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием и питанием вне дома. Выплачивают их за каждый рабочий и выходной день командировки, включая день отъезда и возвращения. Размер суточных для командировок по России и за границу организация устанавливает в коллективном договоре или в положении о командировках. При однодневной командировке по России суточные не положены, при загранкомандировке платят 50% установленной у вас нормы.

Нормы суточных, не облагаемые НДФЛ и взносами по единому тарифу, – 700 руб. для командировок по России и 2 500 руб. для загранкомандировок. На сумму сверх нормы налог и взносы надо начислить. Для налога на прибыль и взносов на травматизм нормы суточных не установлены.

Суточные начисляются проводкой Д 26 (44) - К 71 (60).