Как заполнить и сдать форму СЗВ-М в ПФР

В обязанности всех страхователей (организаций и ИП) входит ежемесячная подача в Пенсионный фонд России отчета о трудоустроенных у них застрахованных лицах по форме СЗВ-М. В отчет включают сведения о сотрудниках:

• работающих по трудовому договору;
• оформленных по гражданско-правовому договору;
• которые официально значились в штате хотя бы один день в отчетном периоде (включая женщин в декрете, сотрудников в командировке и отпускников).

Даже если в компании трудоустроен один человек, отчет формируется с включением его персональных данных. Информация об учредителях вносится в форму, только если с ними заключен трудовой или гражданско-правовой договор. При этом если у компании один учредитель, который является и директором, данные о нем нужно указать даже без оформленного трудового договора.

Форма «Сведения о застрахованных лицах» состоит из 4 разделов:

• информация о страхователе, реквизиты (ИНН, наименование, КПП, номер регистрации в ПФР),
• отчетный период (порядковый номер месяца),
• тип формы отчета (исходная, дополняющая, отменяющая),
• персональные данные работников.

Последний раздел самый объемный. Он содержит список всех застрахованных лиц с информацией о них:

• ФИО,
• СНИЛС,
• ИНН.

Форму в бумажном варианте завершает подпись, дата составления и печать.

Срок сдачи отчета СЗВ-М – до 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Способ сдачи СЗВ-М за сентябрь 2019

Сдать отчетность по застрахованным сотрудникам за сентябрь нужно до 15 октября. Отправить сведения в Пенсионный фонд можно в разных форматах:

• в бумажном виде (лично, через представителя, по почте),
• в электронном виде через интернет.

Подавать документы на бумаге имеют право только те организации и ИП, штат которых включает менее 25 сотрудников. Электронный отчет через интернет могут отправлять все работодатели, независимо от численности работников.

СЗВ-М при увольнении сотрудника

При увольнении в последний рабочий день работнику нужно выдать две справки по формам:

• СЗВ-М за отчетный месяц,
• СЗВ-СТАЖ за текущий год.

Бланки заполняются по общим правилам, аналогично, как и для ПФР, но данными только о работнике, который увольняется. Документы необходимо выдавать под роспись. Отправлять их в Пенсионный фонд не нужно.

В общий отчет СЗВ-М для отправки в ПФР уволенный сотрудник включается только в месяце увольнения.

Штрафы за СЗВ-М

Несвоевременное предоставление отчета СЗВ-М в контролирующие органы наказывается штрафом в 500 рублей за каждого работника. Так, если персонал организации 200 человек, то опоздание с отчетом даже на один день выльется в немалый штраф 100 тыс. рублей (200х500).

Подача частичной или недостоверной информации о застрахованных работниках также повлечет санкции в 500 рублей за каждого человека, сведения о котором представили неверно. За эти же нарушения должностным лицам грозит штраф 300-500 рублей.

Нарушение порядка представления сведений по форме СЗВ-М, т.е. непредставление отчета в электронном виде, когда это обязательно, наказывается штрафом 1000 рублей.  

Не оштрафуют, если первоначальный отчет был предоставлен в срок, но затем страхователь самостоятельно обнаружил недостоверность и подал «уточненку» раньше, чем ошибку нашел ПФР. Если компания исправила ошибки после окончания срока подачи отчета, руководителя могут привлечь к административной ответственности. 

Как исправить ошибки в СЗВ-М

Для исправления ошибок в отчете СЗВ-М используют корректирующие формы.

Дополнить отчет данными, которые не были внесены в первоначальный вариант, можно с помощью дополняющей формы (код «доп»). Если не указали сведения о работнике, достаточно отправить СЗВ-М с типом «доп» и его данными.

Отмена ошибочных данных производится в отменяющей форме (код «отмн»). Например, при внесении в отчет данных о человеке, который не работал в этом отчетном периоде, нужно подать отменяющую СЗВ-М, включив в нее сведения только об этом работнике.

Для исправления ошибки в персональных данных о застрахованном лице нужно сдать две корректирующие формы:

• отменяющую СЗВ-М с данными о работнике из ошибочного бланка,
• дополняющую СЗВ-М с правильными сведениями.