Форма ЕФС-1 при увольнении сотрудника

Кто и как предоставляет в СФР сведения об увольнении

Сведения об увольнении в виде формы ЕФС-1 (подраздел 1.1 подраздела 1) подаются в орган СФР по месту регистрации организации не позднее рабочего дня, следующего за тем, когда был издан приказ (распоряжение) об увольнении.

Если у организации есть расположенные на территории России обособленные подразделения, у которых открыт свой отдельный счет в банке и которые начисляют выплаты и иные вознаграждения в пользу физлиц, то форма ЕФС-1 подается отдельно по месту регистрации таких подразделений.

Сведения можно подать в электронной форме или на бумажных носителях (в том числе в сопровождении магнитного носителя) (п. п. 4, 14 Порядка заполнения ЕФС-1).

Форма ЕФС-1 в электронном виде представляется по Форматам, утвержденным Приказом СФР от 23.11.2023 N 2315 (п. 18 Порядка заполнения ЕФС-1).

Нормативно не определено, кто в организации является ответственным за заполнение и сдачу этих сведений в СФР. На практике этим чаще всего занимается кадровый специалист или бухгалтер. Назначить ответственного можно, например, закрепив такую обязанность в трудовом договоре, должностной инструкции работника или в приказе.

Как заполнить ЕФС-1 при увольнении сотрудника

Сведения об увольнении представляются СФР по форме ЕФС-1 в установленном порядке. Заполнению подлежат титульный лист, который включается в состав формы всегда, и подраздел 1.1 подраздела 1 разд. 1 формы ЕФС-1.

Титульный лист формы ЕФС-1, а также подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1 заполняется в соответствии с Порядком заполнения единой формы ЕФС-1.

Сведения вносятся на основании первичных документов, в том числе приказов, других документов кадрового учета, а также на основании договоров ГПХ и иных договоров, на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы.

Заполнение подраздела 1 разд. 1 формы ЕФС-1

При заполнении подраздела 1 разд. 1 "Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица" формы ЕФС-1 применяется Порядок заполнения формы ЕФС-1, утвержденный Приказом СФР от 17.11.2023 N 2281.

• В поле "СНИЛС" указывается СНИЛС увольняющегося сотрудника. СНИЛС должен состоять из 11 цифр, его нужно указать в формате XXX-XXX-XXX-XX или XXX-XXX-XXX XX (п. 33 Порядка заполнения формы ЕФС-1).

• В поле "ИНН (при наличии)" вносится ИНН указанного лица (п. 34 Порядка заполнения формы ЕФС-1).

• Поля "Фамилия", "Имя", "Отчество (при наличии)" заполняются на русском языке в именительном падеже. Данные указываются полностью, без сокращений и замен инициалами. Поля "Фамилия" и (или) "Имя" при заполнении обязательны (п. 35 Порядка заполнения формы ЕФС-1).

• В поле "Дата рождения" указывается дата рождения лица сотрудника, в отношении которого подается форма (п. 36 Порядка заполнения формы ЕФС-1).

NB! Сведения из полей "СНИЛС", "Фамилия", "Имя", "Отчество (при наличии)" и "Дата рождения", должны быть проверены на соответствие с данными в системе индивидуального (персонифицированного) учета (п. 37 Порядка заполнения формы ЕФС-1).

• В поле "Статус ЗЛ" указывается один из кодов категорий зарегистрированных лиц, приведенных в таблице из п. 38 Порядка заполнения формы ЕФС-1. Например, для граждан РФ указывается код "ГРФ" (п. 38 Порядка заполнения формы ЕФС-1).

• Поле "Гражданство (код страны)" заполняется в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира. Если форма подается в отношении лица без гражданства, в этом поле указывается код "000" (п. 39 Порядка заполнения формы ЕФС-1).

Заполнение подраздела 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1 при увольнении сотрудника

При заполнении подраздела 1.1 подраздела 1 Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица" формы ЕФС-1:

• в графе 2 указывается дата увольнения. Формат записи: ДД.ММ.ГГГГ (п. 42 Порядка заполнения ЕФС-1);

• в графу 3 вносится название «мероприятия» (п. 43 Порядка заполнения ЕФС-1). В данном случае, в качестве названия будет «Увольнение».

• в графе 6 указывается соответствующий должности увольняемого код выполняемой функции (п. 46 Порядка). Код состоит из пяти цифровых знаков в формате "XXXX.X", где первые четыре знака — код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), а пятый знак — контрольное число. Графа «Код выполняемой функции» обязательна к заполнению, если вид мероприятия имеет значение «Увольнение». ( п. 46 Порядка заполнения ЕФС-1),

• в графе 7 указывается код причины увольнения, а также без каких-либо сокращений причина прекращения трудового договора согласно Трудовому кодексу РФ или иному федеральному закону (п. 47 Порядка заполнения ЕФС-1).

См. также:  Коды причин увольнения, используемые при заполнении формы  ЕФС-1.

Сроки подачи ЕФС-1 при увольнении сотрудника

Срок подачи сведений из подраздела 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1 зависит от даты издания приказа об увольнении.

Сведения, представляемые в составе ЕФС-1, подаются в орган СФР по месту регистрации следующим днем после издания приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора с работником (ч. 1, 2 ст. 66.1, ч. 1 ст. 84.1 ТК РФ, п. 2 ст. 8, п. 1, пп. 4 п. 2, пп. 2 п. 5 ст. 11 Закона о персонифицированном учете).

Если приказ был издан накануне дня увольнения или в день увольнения, форма всё равно подается в положенный срок во избежание нарушений.

Если же по каким-то причинам приказ был оформлен многим ранее даты увольнения, то и подавать такую форму потребуется раньше даты увольнения. Это возможно, к примеру, если работнику был предоставлен отпуск с последующим увольнением. В этом случае приказ об увольнении оформляется до отпуска, а датой увольнения является последний день отпуска.

Иными словами, при любых обстоятельствах для определения срока подачи формы требуется ориентироваться на дату издания приказа. Это следует, в частности, из ч. 1 - 4 ст. 84.1, ч. 2 ст. 127 ТК РФ, Определения Конституционного Суда РФ от 25.01.2007 N 131-О-О, Писем Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1, от 25.05.2011 N 1449-6-1

Образец заполнения сведений о трудовой (иной) деятельности (подраздел 1.1 подраздела 1 разд. 1 формы ЕФС-1) при увольнении.

Больше информации – в демоверсии КонсультантПлюс (быстрый заказ – заполните форму внизу):

Готовое решение:  Как заполнить титульный лист и подраздел 1 разд. 1 "Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица" формы ЕФС-1.