Электронная подпись сотрудника

Обязательный переход организаций на машиночитаемые доверенности и электронные подписи для сотрудников отсрочили до 31 августа 2024 года. Это означает, что еще год сотрудники компаний смогут подписывать электронные документы от ее имени без доверенностей. Однако представитель должен быть указан в качестве владельца сертификата квалифицированной подписи компании, а сертификат должен быть выдан не позднее 31 августа 2023 года.

Что такое машиночитаемая доверенность (МЧД) и как изменится порядок работы с электронными подписями с вступлением закона в силу?

Машиночитаемая доверенность: основные моменты

Согласно закону «Об электронной подписи» вводится два типа подписей:

• для физлица – идентифицирует конкретного человека, который подписывает документ;
• для юрлица – используется от имени организации.

Руководитель должен получить в удостоверяющем центре сертификат электронной подписи организации, а работники – выпустить ЭП физлиц, в которых указаны только личные данные без реквизитов компании. Сотрудник сможет использовать свою ЭП, не только на работе, но и для нерабочих обязанностей, например, для авторизации на госуслугах или подписания договоров.

Чтобы рядовые работники могли заверять документы от имени фирмы, они должны подтвердить свои полномочия машиночитаемой доверенностью, завизированной подписью юридического лица.

МЧД – это аналог бумажной доверенности в электронной форме, XML-файл, содержащий сведения:

• пользователе и организации, которая доверяет ему совершение каких-либо операций. Одну доверенность можно выдать сразу на группу сотрудников.
• полномочиях доверенного лица. Можно указать несколько полномочий, т.е. по одной доверенности сотрудник может выполнять разные операции.
• дате создания доверенности и сроке ее действия.

Полномочия по МЧД могут быть передоверены другому лицу, тогда доверенность подписывается не руководителем организации, а самим доверенным лицом. Доверенность может быть отозвана из-за увольнения сотрудника или по другим причинам.

МЧД имеет срок действия. Важно проверять, чтобы документ был подписан до истечения срока действия доверенности, иначе подпись будет считаться невалидной.

Переход на МЧД

Организациям нужно адаптировать к работе с машиночитаемыми доверенностями свое программное обеспечение и скорректировать процедуры работы с электронными подписями. Отметим, что в экспериментальном режиме использовать машиночитаемые доверенности можно было с марта прошлого года.

Ранее для сдачи электронной отчетности и ЭДО между организациями и ИП применяли разные формы электронных доверенностей. Теперь нужно ориентироваться на единую форму. ФНС объявила о создании хранилища для машиночитаемых доверенностей с единым форматом. Универсальная форма объединяет электронные доверенности для обмена между организациями и с госорганами в единую машиночитаемую форму. Новшество касается и нотариальных доверенностей.

Как оформить машиночитаемую доверенность

Компании могут создавать машиночитаемые доверенности с помощью сторонних сервисов или на портале ФНС. Любое юрлицо сможет создать, проверить или отменить существующую доверенность как для представления в налоговые органы, так и для взаимодействия с контрагентами, в том числе с возможностью передоверия.

Для создания доверенности на портале необходимо поэтапно заполнить сведения о доверенности, доверителе, представителе и его полномочиях. Сервис позволяет в любой момент сохранить черновик доверенности в XML-формате и продолжить введение данных позже, загрузив файл.

Документ: Федеральный закон от 04.08.2023 N 457-ФЗ