Дистанционная работа: перевод сотрудников

Дистанционная работа предполагает выполнение работником служебных обязанностей вне территории работодателя. Удаленно может работать любой сотрудник, в том числе и гендиректор, если позволяют выполняемые функции.

Работать дистанционно можно:

• на постоянной основе (в течение срока действия трудового договора);
• временно – в течение периода временного перевода на «дистанционку» (непрерывно до 6 месяцев).

Условие об удаленной работе прописывается в трудовом договоре. При внесении места работы конкретный адрес не обязателен, достаточно указать населенный пункт. Также можно написать, что место работник определяет сам.

Удаленное трудоустройство

Трудоустройство сразу на дистанционную работу оформить можно по e-mail или через систему ЭКДО, обменявшись необходимыми документами с подписями с другой стороной. Работодатель вправе потребовать прислать нотариально заверенные копии документов принимаемого в компанию, а сотрудник – оформленный на бумаге трудовой договор.

В бумажную трудовую книжку записи вносить нужно только, если работник ее принес или переслал по почте.

Отметим, что согласно разъяснениям Роструда, наниматель вправе требовать от трудящихся исполнения рабочих обязанностей в указанном в трудовом договоре месте, расположенном на территории РФ. ТК РФ не предусматривает возможности заключать договор о дистанционной работе с гражданином РФ, иностранцем или лицом без гражданства, которые трудятся за пределами РФ (Информация Роструда от 02.09.2022).

Перевод на дистанционную работу

При переводе на «удаленку» нужно получить от работника заявление, издать приказ и оформить допсоглашение к трудовому договору. В трудовую книжку запись не вносится, СЗВ-ТД не подается. Перевести сотрудника на удаленку без его согласия можно только по исключительным обстоятельствам.

Табель учета рабочего времени ведется в обычном порядке. Рабочие дни отмечаются кодом «Я» или «01» с указанием количества отработанных часов по графику сотрудника.

Компенсацию расходов «удаленщика», подтвержденную документами, можно учесть в налоговых расходах и не облагать НДФЛ и взносами.

Разработана форма отчета о дистанционных работниках, которую можно подавать в службу занятости при изменении их численности. Однако это рекомендация, а не законодательное требование и ответственности за непредставление таких сведений нет.

Увольнение дистанционного работника

«Дистанционщика» можно уволить по общим основаниям (по соглашению сторон, по сокращению), а также есть два дополнительных основания:

• невыход на связь минимум 2 рабочих дня подряд без уважительной причины,
• переезд в местность, где выполнять работу невозможно, например, из-за отсутствия там связи.

Увольнение дистанционных работников за прогул нормами трудового законодательства не запрещено. Однако возможность применить это основание зависит от условий выполнения служебных задач конкретным работником.

Так, если сотрудник трудится удаленно периодически (например, четыре рабочих дня в неделю – удаленно, а один день – в офисе с 9:00 до 18:00), за прогул, совершенный в офисный день, он может быть уволен в том же порядке, что и обычные работники.

При увольнении дистанционного работника оформляются те же документы, что и для обычного. Хотя с «удаленщиком» возможен обмен документами в электронной форме, ему обязательно нужно отправить бумажную копию приказа об увольнении заказным письмом с уведомлением.

Информацию о расторжении трудовых отношений отражают в сведениях о трудовой деятельности и записью в трудовой книжке (в случае ее ведения).

При окончательном расчете удаленному сотруднику выплачиваются все полагающиеся суммы, а также, наряду со стандартными выплатами, необходимо оплатить расходы, связанные с дистанционной работой, например компенсацию за использование личного оборудования.