УПД: заполнение, статусы

Правила выбора формы универсального передаточного документа и его заполнения не изменились. Однако некоторые моменты вызывают затруднения, рассмотрим их подробнее.

УПД разработан для упрощения документооборота и представляет собой документ, объединяющий счет-фактуру и первичный документ (ТОРГ-12, М-15, ОС-1 и др.). Начать применять универсальный передаточный документ можно в любое время по желанию.

Для УПД нет утверждённого бланка, предлагается два варианта:

• использовать рекомендованную форму ФНС, дополнив ее нужными показателями и доработав до соответствия с действующей формой счета-фактуры;
• разработать самостоятельно, соблюдая требования: соответствие счету-фактуре, а в части первички — требованиям Закона о бухучете и специфике операций компании.

Разработанную форму УПД необходимо зафиксировать в учетной политике и ознакомить с ней сотрудников. Оформляется УПД на бумаге или в электронном виде при совершении операции или сразу после нее.

Статус УПД

Часть показателей в УПД вносит продавец, отдельные строки — покупатель. В специальном поле бланка указывается статус УПД – «1» или «2», который определяет применение документа и порядок его заполнения:

• УПД 1 заменяет счет-фактуру и первичку.
• УПД 2 заменяет только первичный документ.

Есть отличия и при подписании, например, УПД со статусом «1» со стороны продавца вправе подписывать лица, у которых есть на это право по счетам-фактурам и первичке.

УПД со статусом «1»

Такой тип УПД, составленный продавцом, позволяет не оформлять счет-фактуру. Все обязательные данные отгрузочного счета-фактуры и первички должны быть заполнены корректно.

УПД со статусом «1» покупатель регистрирует в книге покупок, а продавец — в книге продаж. В журнал учета счетов-фактур его вносят только посредники, которые действуют от своего имени, экспедиторы и застройщики.

Покупатель может использовать УПД для вычета и учета расходов, а продавец — для подтверждения дохода и учета по НДС.

В некоторых ситуациях при заполнении универсального передаточного документа следует учитывать особенности операций.

Транзитная торговля включает две сделки и три стороны. Поэтому в УПД со статусом «1» в части счета-фактуры поставщик должен указать:

• в строке 4 — реквизиты конечного заказчика;
• в строках 6, 6а и 6б — данные транзитного покупателя.

При заполнении УПД со статусом «1» на услуги и работы в строках 3, 4 можно поставить прочерки. Графы 2 ‒ 4 заполняются, если цену за услугу установили за единицу измерения.

УПД со статусом «2»

УПД со статусом «2» может выступать в качестве первичного документа о передаче ТМЦ, работ, услуг, имущественных прав. Он подтверждает доходы продавца и расходы покупателя. Значения для счета-фактуры можно не вписывать, но важно заполнить обязательные реквизиты для первичных документов.

УПД со статусом «2» не надо вносить в книгу покупок, книгу продаж и в журнал учета счетов-фактур.

Как исправить УПД

Обнаружив техническую ошибку в электронном УПД, надо заново оформить исправленный документ. Ошибка в бумажном УПД устраняется непосредственно в нем.

При изменении цены или количества товаров, работ, услуг, составляется универсальный корректировочный документ (УКД).