Сроки хранения документов: ужесточение штрафов

С 26 октября вступает в силу Федеральный закон от 15.10.2020 № 341-ФЗ, ужесточающий санкции за несоблюдение правил хранения и учета документов.

Повышены размеры штрафов:

• для юрлиц – 5-10 тысяч рублей;
• для должностных лиц – 3-5 тысяч рублей.

Сроки хранения документов

Отсчет срока хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом, в котором закончилось делопроизводство по ним или их ведение. Сроки хранения определяются, исходя из вида отчетности, и устанавливаются НК РФ и Перечнем типовых управленческих архивных документов. Они не зависят от вида носителя и должны соблюдаться всеми организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. Если по одному документу возможно несколько сроков, рекомендуется применять максимальный.

К налоговым документам относятся материалы бухгалтерского и налогового учета, а также те, которые необходимы для расчета и уплаты налогов. По общему правилу, хранить документы, связанные с расчетом и уплатой налогов, следует 4 года. Но для некоторых предусмотрены более длительные периоды, например:

• постоянно: передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, а также пояснительные записки к ним; положение об оплате труда и премировании работника.
• 50-75 лет: ведомости на выплату дивидендов по ценным бумагам, расчетные ведомости, документы по заработной плате, о выплате пособий и матпомощи (при отсутствии лицевых счетов), договоры ГПХ с физлицами и др.
• 10 лет: бумаги по продаже движимого имущества, а также о недостачах, присвоениях, растратах.
• 6 лет: материалы по налоговым льготам для участников региональных инвестиционных проектов, по соответствию региональным инвестиционным проектам; документы по расчетам с персоналом по оплате труда (при наличии лицевых счетов) и т.д.
• 5 лет: документы об освобождении от налогов, о льготах, об отсрочках уплаты; по расчету налоговой базы организациями; налоговые декларации юридических лиц и предпринимателей; учетная политика и др.

Подробный перечень документов по налогам и сроков их хранения вы найдете в КонсультантПлюс. Закажите бесплатную демонстрацию!

Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов на ОМС, ОПС, на ВНиМ в общем порядке нужно хранить 6 лет.

Для ряда бухгалтерских документов определены следующие сроки хранения:

• «Первичка» – общий срок 5 лет;
• Кассовые документы – 5 лет;
• Выписки по банковскому счету – 5 лет;
• Бухгалтерская отчетность – постоянно
• Счета-фактуры – 5 лет
• Налоговые декларации – 5 лет
• Больничные листы – 6 лет

Кадровые документы по личному составу: лицевые счета, личные карточки, трудовые договоры, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении хранятся в течение 50 лет. Приказы о дисциплинарных взысканиях – 3 года. Табель учета рабочего времени - 5 лет, графики отпусков – 3 года.

Рекомендуем:

• Готовое решение: Сроки хранения документов по налогам и страховым взносам
• Статья: Новые сроки хранения документов
• Федеральный закон от 15.10.2020 № 341-ФЗ