Как заполнить счет-фактуру

Оформить счет-фактуру можно тремя способами:

• на бумаге (от руки или на компьютере);
• в электронном виде;
• комбинированно.

Обязательные реквизиты в счете-фактуре

Счет-фактура заполняется по форме, установленной Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137. Данные для внесения в поля берутся из первичных документов на отгрузку (актов, накладных, платежек).

В бланк вносятся следующие реквизиты:

• порядковый номер счета-фактуры и дата его составления. Рекомендуется использовать сквозную нумерацию документов.
• порядковый номер и дата исправлений (строка 1а). Если счет-фактура заполняется впервые – прочерк.
• ИНН, КПП, адрес продавца (для юрлиц – из ЕГРЮЛ, для ИП – место жительства из ЕГРИП).
• наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя указывается только при отгрузке товаров (строки 3-4). В счете-фактуре на работы или услуги, а также на аванс в этих ячейках прочерки.
• номер и дата платежного поручения (строка 5) отражаются в авансовом и отгрузочном счете-фактуре, если получена предоплата по поставке. Если аванс поступил наличными, указывается номер и дата кассового чека. Данное поле заполняется также при приобретении товаров (услуг) у иностранной компании, не состоящей на учете в РФ (то есть организация-покупатель является налоговым агентом). Если аванса не было или он поступил в безденежной форме, ставятся прочерки.
• адрес, ИНН, КПП покупателя.
• наименование и код валюты отражается при расчетах как в денежной, так и в безденежной форме (например «Российский рубль, 643»). Валюта должна быть единой для всех товаров (работ, услуг, имущественных прав) в счете-фактуре. Если в договоре цены выражены в валюте или условных единицах, а расчеты происходят в рублях, счет-фактура оформляется в рублях.
• идентификатор государственного контракта или договора (соглашения) вносится, если счет-фактура выставляется в рамках субсидий из федерального бюджета, бюджетных инвестиций.

Таблица счета-фактуры содержит сведения о реализуемых товарах (работах, услугах), имущественных правах: наименование, единицы измерения, количество, стоимость, налоговая ставка и так далее.

Код вида товара по ТН ВЭД ЕАЭС (столбец 1а) проставляется при экспорте продукции в страны ЕАЭС, в других случаях – прочерк.

Графы 3 и 4 (количество и цена за единицу) заполняются, только если указаны единицы измерения.

Налоговая база – стоимость всего объема поставляемой продукции – вносится в столбец 5. Если продаются подакцизные продукты, в следующей графе отражается сумма акциза.

Налоговая ставка вписывается в графу 7 со знаком «%». При использовании дробной ставки символ процента не указывается («20/120»). Если компания освобождена от обязанностей плательщика НДС, в графе 7 записывается «без НДС».

Сумма налога исчисляется как произведение налоговой базы (столбец 5) и ставки налога (столбец 7), показатель вносится в графу 8.

Страна происхождения продукции и регистрационный номер таможенной декларации отражаются для изделий, произведенных не на территории России (графы 10, 10а, 11).

В авансовых счетах-фактурах в графах 2-6 и 10-11 ставятся прочерки. Если вместо прочерков оставлять ячейки пустыми, это не будет нарушением.

При необходимости в счет-фактуру можно включить дополнительные реквизиты, сохранив при этом его форму, например, после строк счета-фактуры до табличной части. Дополнительные столбцы в таблицу можно добавить справа или слева от основной части.

При оформлении счета-фактуры на нескольких листах их следует пронумеровать, а реквизиты с подписями разместить на последней странице.

Заполнение счета-фактуры завершается подписанием его руководителем организации и главным бухгалтером либо уполномоченными лицами. Электронные счета-фактуры заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя компании (ИП) или уполномоченных лиц. Факсимильную подпись на счетах-фактурах использовать нельзя.