Документы, выдаваемые при увольнении

При увольнении работника работодатель должен выдать ему ряд обязательных документов:

• трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р),
• заверенная выписка из ЕФС-1. Подраздел 1.2 Сведения о страховом стаже (бывшая СЗВ-СТАЖ).
• выписка из персонифицированных сведений о физлицах (вместо СЗВ-М).
• выписка из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» (за год).
• расчетный листок. Оригиналы документов, если они были сданы в кадровую службу.

Другие документы (например, копию приказа об увольнении, справку о доходах, справку к северной надбавке) выдаются, только если сотрудник указал это в заявлении.

Если выписка выдается из сведений о страховом стаже за периоды, истекшие до 01.01.2023, нужно применять форму СЗВ-СТАЖ.

Выдачу всех документов рекомендуется зафиксировать, например, оформить опись и дать ее на подпись увольняемому. Если работник после увольнения обратился с заявлением о выдаче документов, связанных с работой, работодатель обязан их выдать в течение трех рабочих дней.

Трудовая книжка, СТД-Р

Как правило, трудовую книжку (в случае ее ведения) нужно выдать сотруднику на руки в последний день работы, в том числе, если он уходит в отпуск с последующим увольнением. Если это сделать невозможно, то следует направить ему уведомление о необходимости явиться за ней или дать согласие на отправку трудовой книжки по почте. После получения от работника письменного согласия на отправку документов почтой, их отправляют ценным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения.

Если трудовая книжка на работника не ведется, работодатель обязан предоставить ему сведения о трудовой деятельности за период его работы у вас по форме СТД-Р в бумажном или электронном виде (способ выдачи сотрудник указывает в заявлении). Форму СТД-Р можно отправлять за пределы РФ, если человек находится в другой стране.

Рекомендуется завести журнал учета выдачи СТД-Р, в котором сотрудники подтверждают получение формы подписью.

Если работник отказался от пересылки трудовой книжки или СТД-Р почтой, и обратился с просьбой о выдаче документа на руки, то сделать это надо в течение трех рабочих дней со дня обращения.

За невыдачу или несвоевременную выдачу документов при увольнении компанию могут привлечь к административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ.

Документ: Письмо СФР от 06.03.2023 N 19-20/33754