ЕФС-1: как заполнить и сдать

С 2023 года все работодатели подают в СФР отчетность по форме ЕФС-1, которая объединила в себе сведения из ранее действовавших отчетов (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС).

Сроки подачи разных разделов формы зависят от типа сведений в них.

Титульный лист сдают всегда и заполняют одинаково.

Заполнение ЕФС-1 с подразделом 1.1

ЕФС-1 с подразделом 1.1 сдают на каждого работника (включая совместителей и работников по ГПД, кроме самозанятых) при приеме, увольнении, переводе и других кадровых изменениях (аналог СЗВ-ТД).

Сведения вносятся на основании первичных документов, в том числе приказов, других документов кадрового учета, а также на основании договоров ГПХ и других договоров, на вознаграждение по которым начисляются страховые взносы.

Срок сдачи подраздела 1.1:

• при приеме на работу – следующий рабочий день после оформления трудового договора;
• при увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора – следующий рабочий день после издания приказа;
• при заключении и прекращении ГПД – следующий рабочий день после заключения или прекращения договора;
• при переводе, переходе на ЭТК – 25-е число следующего месяца.

Особенности заполнения полей подраздела 1.1:

• Графа 5 «Трудовая функция» – должность и структурное подразделение, указанные в трудовом договоре. Если не определено подразделение – только должность. При ГПД не заполняется.
• Графа 6 «Код выполняемой функции» – четырехзначный код и контрольное число профессии работника из ОКЗ. При ГПД также указывается код вида договора. Графа 6 обязательно должна быть заполнена, если вид мероприятия – «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ», «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» или «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ».
• Причины увольнения – причина и соответствующий ей код из Классификатора кодов. При прекращении договора ГПХ поле не заполняется.
• Графа 3 – при переводе на другую должность или в другое подразделение, при переименовании должности указывается «ПЕРЕВОД».
• При реорганизации, включая присоединение, подраздел 1.1 заполняют так же, как и при переименовании компании.

Вместе с подразделом 1.1 формы ЕФС-1 нужно заполнить и подать титульный лист и подраздел 1 разд. 1 формы ЕФС-1.

Подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1 не нужно заполнять и подавать, если сведения составляют гостайну.

Формат представления сведений – электронный или на бумаге.

За нарушение срока сдачи подраздела 1.1 ЕФС-1 и за ошибки в нем предусмотрен штраф для должностного лица 300-500 рублей. Если нарушения допущены по работнику на ГПД, дополнительный штраф на организацию 500 рублей.

ЕФС-1 с разделом 2

ЕФС-1 с разделом 2 является аналогом 4-ФСС и подается ежеквартально. Отчет сдают все компании по всем сотрудникам. Если в отчетном периоде не было начислений работникам, нужно сдать нулевой раздел 2.

При заполнении обязательные подразделы – 2.1 и 2.3.

Следует учитывать следующие особенности заполнения раздела 2 ЕФС-1:

• Сведения о выплатах работникам по ГПД включают в раздел 2, если начислялись с них взносы на травматизм.
• Код периода за 1 квартал – 03.
• Среднесписочная численность – ССЧ за 1 кв. 2023 г., рассчитанная в обычном порядке.
• Численность работающих застрахованных лиц – количество работников по трудовым договорам и работников по ГПД, за которых платятся взносы на травматизм.
• В подразделе 2.3 все данные указываются по состоянию на 01.01.2023, спецоценку и медосмотр, проведенные в 2023 г., отражать не нужно.