Отчет о среднесписочной численности сотрудников за 2019 год

Все организации и ИП, являющиеся работодателями, должны ежегодно сдавать отчет о среднесписочной численности (форма КНД 1110018). Как рассчитать количество работников, заполнить форму и куда подавать отчет – в нашей статье.

Порядок подачи отчета о среднесписочной численности сотрудников

Сдавать сведения о среднесписочной численности сотрудников (ССЧ) в ФНС по месту регистрации должны все организации (п. 3 ст. 80 НК РФ).

Если в организации работает больше 25 человек, отчет обязательно подавать в электронном формате. Если меньше 25 – есть альтернативный вариант, на бумаге.

Сроки предоставления:

• до 20 января следующего за расчетным периодом года.
• до 20 числа следующего месяца, если компания была реорганизована или только создана. Реорганизация действительна со дня внесения соответствующей записи в ЕГРЮЛ.

Срок сдачи сведений за 2019 год – 20 января 2020 года.

Работники обособленных подразделений учитываются при расчете численности сотрудников по организации в целом. Отдельно заполнять формы по «обособкам» не нужно.

Если в компании нет штата, нужно подать форму, указав количество – 0 человек (Письмо Минфина от 04.02.2014 N 03-02-07/1/4390).

Непредставление отчета о ССЧ повлечет за собой штраф (200 рублей для организации, 300-500 рублей для должностного лица), а также станет поводом для проведения налоговой проверки.

Расчет среднесписочной численности

При расчете ССЧ учитываются только сотрудники, с которыми заключены трудовые договора, т.е. компания является их основным местом работы. Не включаются в список:

• внешние совместители,
• работники по ГПХ,
• сотрудники в неоплачиваемых учебных отпусках,
• работники в отпуске по уходу за ребенком,
• сотрудницы в отпуске по беременности и родам.

Внутренний совместитель учитывается как один человек.

Если сотрудник оформлен по трудовому договору и числится в штате компании, но был на больничном, в командировке или в отпуске, его необходимо учесть.

Частично занятые работники учитываются пропорционально отработанному времени. Если сотруднику неполное время полагается по закону (например, в отпуске по уходу за ребенком), он рассматривается как полностью занятый (п. 79.3 Указаний по заполнению формы).

Списочная численность в выходные и праздники равна показателю за предшествующий рабочий день (п. 76 Указаний). Например, если человек уволился накануне выходных, его необходимо включить в списочную численность за субботу и воскресенье.

Среднесписочная численность за месяц исчисляется на основе их списочного количества за каждый день, с выходными и праздниками:

• показатели за каждый календарный день суммируются,
• делятся на количество календарных дней отчетного месяца,
• добавляется отдельно рассчитанная средняя численность не полностью занятых работников,
• итог округляется.

Средняя численность работников с частичной занятостью рассчитывается по формуле: количество часов, отработанных не полностью занятыми сотрудниками за месяц/количество рабочих часов в месяце. Количество рабочих часов в месяце определяется по производственному календарю. По общему правилу в отработанное время включаются и рабочие дни, проведенные работником в отпуске и на больничном. За каждый такой день учитывается столько же часов, сколько сотрудник отработал в последний день перед отпуском или больничным.

ССЧ за год или квартал рассчитывается на основе отчетов за каждый месяц. Например, если среднесписочная численность в январе - 89 человек, в феврале - 90, в марте - 93, то ССЧ за I квартал составит с учетом округления 91 человек ((89 + 90 + 93) / 3). Дробные значения округляются по математическим правилам – в бланк вносится целое число.

Заполнение формы КНД 1110018

Форма отчета о ССЧ состоит из одной страницы и содержит сведения о компании и общее значение ССЧ, рассчитанное в соответствии с Указаниями. В полях нужно указать:

• название организации или ФИО ИП,
• ИНН,
• КПП,
• наименование и код налогового органа, куда подается отчет,
• показатели о ССЧ,
• дата, на которую рассчитан показатель,
• подпись, печать.

Если сведения подаются за прошедший календарный год, указывается дата 1 января текущего года.